Vraag
De bewaartermijn o.g.v. de AVG is: bewaren zolang als functioneel nodig is. Bij andere organisaties zien we dat er 2-5 jaar aangehouden wordt. Toen we het hier over hadden met onze leidinggevende gaf deze aan met een ziekenhuisbrede afspraak te maken te hebben. Naar de Archiefwet werd verwezen en dan zou je een vernietigingsbesluit bijvoorbeeld per half jaar aan de RvB moeten voorleggen, gespecificeerd welk deel van het archief je wil vernietigen.
Dit kwam ons allemaal vreemd over, in onze beleving valt het klachtendossier niet onder de Archiefwet en zijn wij als klachtenfunctionarissen verantwoordelijk voor het beheer en archivering van deze administratie.
Kun jij aangeven met welke wetten we rekening moeten houden in het academisch ziekenhuis wat betreft het bewaren van klachtendossiers? En in hoeverre speelt de Archiefwet hierin een rol?
Daarnaast hebben we een vervolgvraag: alle post (fysiek/digitaal) die bij ons binnenkomt, wordt digitaal geregistreerd in een archief. Dit betekent dat ook alle klachten, in onze eigen klachtenadministratie, maar ook in het ziekenhuisbreed archief worden opgeslagen.
Is dit juist? Wij dachten dat het uitgangspunt is: gezien de vertrouwelijkheid van de Klachtenfunctionaris-administratie is het niet wenselijk/de bedoeling dat binnenkomende correspondentie ook op een andere plaats gearchiveerd wordt.
Klachtenfunctionarissen
Word lid van de VKIG en krijg direct toegang
✔ Een besloten deel op de website voor leden met relevante informatie
✔ Reductie op trainingen en bijeenkomsten van diverse externe organisaties
✔ Reductie op de kosten voor registratie bij Registerplein. In 2024 bedragen de registratiekosten voor VKIG-leden € 106,- in plaats van € 147,- per jaar
✔ Gratis regionale netwerk- en intervisiebijeenkomsten met toekenning PE-punten t.b.v. de registratie
✔ Gratis training of lezing tijdens een netwerkbijeenkomst met toekenning PE-punten t.b.v. de registratie